Keine Zeit für nichts! Zeitmanagement für jedermann!

Zeit ist immer das, was fehlt und selbst wenn sie mal vorhanden ist, haben Sie doch das Gefühlt, sie nicht voll ausgenutzt zu haben. Vor allem in der Selbstständigkeit kommt am Ende des Arbeitstages das Gefühl auf, das zu viele Aufgaben liegen geblieben sind. So starten Sie oft gestresst in den nächsten Tag oder verschieben von Tag zu Tag Aufgaben, die eigentlich erledigt werden müssten.

Wir haben ein paar einfach anzuwendende Tipps, wie Sie ihre Zeit ausschöpfen und in der Immobilienbranche erfolgreich durchstarten.

Nr. 1 Wer klaut mir meine Zeit?

Zeitfresser machen jedem das Leben schwer, darum sollte man ihrer Ursache auf den Grund gehen. Durch welche Aktivitäten verlieren Sie häufig Zeit? Wenn Sie keine Antwort wissen, gehen Sie doch einmal gedanklich einen typischen Arbeitstag durch und überlegen, wann Sie Zeit verschenken.

Ständige Erreichbarkeit ist für einen selbstständigen Makler wichtig, aber nicht so wichtig, dass dringende Aufgaben tagelang liegen bleiben. Kommunizieren Sie klar, wann Sie telefonisch erreichbar sind und verschaffen sich so feste Zeiteinheiten, in denen Sie ungestört arbeiten können. Planen Sie feste Zeiten ein, wann Sie ihre Emails checken. 2 bis 3 mal am Tag in ihr Postfach zu schauen und dann die eingegangenen Emails zu bearbeiten bringt ihnen mehr, als ständig Emails zu checken und dann doch nicht zu beantworten.

Traurig, aber wahr! Zigarettenpausen, der kleine Plausch mit dem Kollegen, kurz im Internet surfen oder auf Facebook, auch dies nimmt ihnen wertvolle Zeit. Da hilft nur, ehrlich zu sich selbst zu sein und Disziplin zu zeigen. Wer gegen diese Zeitfresser ankämpft, darf dafür ohne schlechtes Gewissen den Feierabend genießen!

Nr. 2 Mach du das!

Wer selbstständig ist, trägt die Verantwortung für den Erfolg des Unternehmens. Niemand kann alles alleine machen, daher sollten sie sich fragen: „Was ist Chefsache?“ Und natürlich: „Was ist keine Chefsache?“ Aufgaben, die keine Chefsache sind, geben Sie an Mitarbeiter ab. Natürlich kommt dann die Frage auf, welche Aufgaben gebe ich an wen ab? Folgende Fragen helfen Ihnen zu lernen, wie Sie ihre Mitarbeiter delegieren:

  1. Wie gehe ich damit um, wenn meinen Mitarbeitern Fehler passieren?
  2. Fällt es Ihnen schwer, Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen und sie daran wachsen zu lassen?
  3. Wie empfinden Sie es, wenn Sie Arbeiten abgeben? Haben Sie Angst davor?
  4. Sind Aufgaben und Prozesse in ihrem Unternehmen vorgegeben und beschrieben, so dass Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben?
  5. Übertragen Sie Aufgaben oder Verantwortung?
  6. Herrscht Klarheit im Unternehmen, wer welche Verantwortungsbereich hat und welche Aufgaben damit verbunden sind?

Haben Sie in sich hineingehorcht? Dann überlegen Sie anschließend, welche Aufgaben Sie abgeben. Welche Aufgaben sind sehr zeitaufwendig und werden von Ihnen ständig verschoben? Können Sie diese Aufgaben einfach abgeben oder müssen dafür Voraussetzungen geschaffen werden? Welches Wissen muss der Mitarbeiter haben, um die Aufgabe erledigen zu können? Lässt sich die Aufgabe einfach erklären, so dass sie von einem Mitarbeiter erledigt werden kann?

Wichtiger Hinweis zur Delegation ihrer Mitarbeiter: Um Aufgaben überhaupt delegieren zu können, muss ihnen bewusst sein, was Sie wirklich wollen. Umso klarer ihre Vorstellung von ihrem Ziel, umso einfacher können Sie ihren Mitarbeitern vermitteln, was Sie von ihnen erwarten. Klarheit auf beiden Seiten führt schließlich zum gewünschten Erfolg.

Nr. 3 Morgenmuffel oder Nachteule?

Ein eindeutiger Vorteil ihrer Selbstständigkeit ist, dass Sie ihre Zeit frei einteilen können. Wann ist ihre persönliche Höchstform? Erledigen Sie die schwierigsten Aufgaben am liebsten direkt morgens oder fangen Sie erst mit einfacheren Aufgaben an und steigern sich den Tag über, so dass sie abends am produktivsten sind? Passen Sie ihren Arbeitstag ihrem Tagesrhythmus an. Routinearbeit und weniger anspruchsvolle Aufgaben erledigen Sie in der Zwischenzeit. Auf diese Weise nutzen die ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal aus.

Nr. 4 Kennen Sie das Eisenhower-Prinzip?

Wer Schwierigkeiten hat, zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollen und welche noch warten können? Dann hilft Ihnen das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower.

Nehmen Sie sich ein Blatt Papier und zeichnen mit einem waagrechten und einem horizontalen Strich jeweils in der Mitte vier Felder ein. Sie erhalten nun eine Tabelle mit zwei Zeilen und zwei Spalten. In die Spalten tragen Sie jeweils die Überschriften „Dringend“ und „Nicht dringend“ ein. Die Zeilen werden mit „Wichtig“ und „Nicht wichtig“ beschriftet. Die vier Felder bezeichnen Sie mit den Nummern 1,2,3 und 4. Die Aufgabetypen beschriften Sie mit A, B, C und D. Entsprechend der Beschriftung tragen Sie die Aufgaben in die passenden Felder ein. Auf diese Weise filtern Sie die Aufgaben heraus, die dringend und wichtig, dringend und nicht wichtig sowie nicht dringend und wichtig oder nicht dringend und nicht wichtig sind.

Aufgaben, die dringend und wichtig erledigen sind Chefsache. Aufgaben, die wichtig und nicht dringend sind, legen Sie auf Termin und die restlichen Aufgaben delegieren Sie.

Nr. 5 Für die Plänemacher unter Ihnen

Die ALPEN-Methode erklärt sich wie folgt:

Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

Länge schätzen

Pufferzeiten einplanen

Entscheidungen treffen

Nachkontrolle

Schreiben Sie schon am Abend die T-Do-Liste für den kommenden Tag. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für die Aufgaben brauchen (seien Sie dabei ehrlich!), setzen Sie sich ein Zeitlimit für die einzelnen Aufgaben und planen Sie Pufferzeiten ein, damit Sie ein ungeplantes Telefonat nicht direkt aus der Bahn wirft. Vergessen Sie nicht, Pausen einzuplanen. Schauen Sie dann, welche Aufgaben Sie an diesem Arbeitstag schaffen werden. Kontrollieren Sie am Ende des Tages, ob Sie alle Aufgaben ordentlich erledigt haben und ob Sie sich ihre Zeit realistisch eingeplant haben.

2018-03-28T14:11:14+00:00

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